Verzuim door stress duurt lang, héél lang.
Of er nu wel of niet direct het etiket ‘burn-out’ op geplakt wordt: in veel gevallen vallen mensen ruim een jaar uit. Dat is een onzekere periode voor de werknemer, maar óók voor de mensen aan werkgeverskant. Voor jou als HR professional is het lastig om zicht te houden op wat er gebeurt. En voor het management op de lange termijn zou je toch best af en toe wat gerichte informatie willen.
Het liefst wil je zo snel mogelijk weten hoe lang het in dit geval zal gaan duren. En halverwege komt dan toch meestal die vraag: hoe komt het dat het nog steeds niet beter gaat?
Het probleem is dat een bedrijfsarts of arbo-arts vaak alleen in algemeenheden kan antwoorden omdat hij/zij gebonden is aan het beroepsgeheim. De rapportages komen niet veel verder dan ‘Geen benutbare mogelijkheden’.
Toch is het mogelijk om zicht te krijgen op de voortgang van dit herstelproces!
Want je kunt een aantal vragen aan bedrijfsartsen stellen zonder de privacy van de werknemer te schenden, waarmee het bedrijf wel verder kan. Daarvoor moet je wel weten vanuit welk kader de bedrijfsarts werkt.
Wat is dat denkkader van de bedrijfsarts?
Bedrijfsartsen werken aan de hand van richtlijnen om de kwaliteit van hun handelen te waarborgen. Terecht, natuurlijk. Bij overspanning en burn-out schrijft de richtlijn voor dat bedrijfsartsen werken met het fasen-takenmodel. Het verzuim, of beter gezegd het hersteltraject, wordt in drie fasen onderverdeeld en de uitgevallen werknemer heeft in elke fase hersteltaken om mee aan de slag te gaan.
De crisisfase, de probleem- en oplossingsfase en tot slot de toepassingsfase. Elke fase biedt zijn eigen kansen op informatie en zicht op het herstel; juist datgene wat in de praktijk één groot ongewis gat is voor de werkgever.
Eerste fase: de crisisfase
In deze fase is de werknemer meestal net uitgevallen. Hij of zij is de grip kwijt en voelt zich vaak enorm verloren en mislukt. De stap om de ziekmelding te doen is vaak iets waar enorm tegenaan gehikt is.. en nadat de stap is genomen dring het besef door dat er echt iets aan de hand is.
Rust en ontspanning zijn cruciaal om het lichaam te laten herstellen van de fysieke schade door langdurige stress. De bedrijfsarts geeft de werknemer in deze fase handvatten om aan de slag te gaan met:
• Accepteren van de situatie
• Komen tot begrip en inzicht
• Werken aan rust en ontspanning
• Maken van een nieuwe dagstructuur, aangezien de structuur van het werk is weggevallen
Het is dus logisch dat de arts hier nog niet veel kan zeggen over de probleem en de ernst van de klacht. Dat inzicht is er simpelweg nog niet.
Tweede fase: de probleem- en oplossingsfase
Rond de 3e ziekteweek komt de medewerker in de oplossingsfase en brengt hij of zij in kaart welke problemen er zijn. Dan is er wat afstand van het werk en kan duidelijk worden of het probleem vooral op de werkvloer ligt, of dat er ook in de privé-situatie dingen meespelen. En wat zou helpen om het op te lossen.
De werknemer doet dat aan de hand van de volgende vragen:
• Welke problemen spelen een rol?
• Hoe beïnvloedbaar zijn deze factoren?
• Wat kan ik zelf en aan wie kan ik hulp vragen?
• Wat moet er gebeuren om tot een oplossing te komen?
De tweede fase duurt meestal van de 3e tot en met de 9e week. Vaak zat de werknemer al even thuis voor dit traject start. Al met al is de werknemer dan al een week of 12 niet aan het werk geweest en heeft het gevoel dat hij nog niet eens is begonnen met herstel.
De derde fase: de toepassingsfase
Als het probleem helder is en de oplossing is bepaald, is het tijd voor de praktijk: de toepassing. Idealiter zou de werknemer hier in een week of 4 kunnen opbouwen van verzuim naar werk, op zijn minst in een gedeelte van het aantal uren.
De werknemer gaat dus aan de gang. Eerst met werkzaamheden waar de werknemer zelf vertrouwen (en weer zin in ) heeft en vervolgens uitbouwen met ook de andere werkzaamheden. In kleine stapjes en steeds de ruimte biedend om de gevonden oplossingen toe te passen en hierin te mogen groeien. Probleem- en oplossingsfase kunnen elkaar hier logischerwijs afwisselen in een iteratief proces.
En na die 15 weken?
Voor de crisisfase staat 3 weken.
Voor de probleem- en oplossingsfase 3 tot 6 weken.
En voor de toepassingsfase ook 6 weken.
Als je dit bij elkaar optelt kom je uit op 15 weken. Volgens dit model zou de werknemer na 15 weken weer aan het werk zijn.
Maar helaas voor alle partijen: in de praktijk duren de meeste verzuimgevallen véél langer. Al die tijd heb je als HR professional geen idee of de juiste dingen gedaan worden in het herstelproces.
Je wilt de werknemer het vertrouwen en de tijd en ruimte geven om te herstellen. Je wilt er niet ‘bovenop’ zitten. Je wilt sowieso niemand onder druk zetten of pushen …, maar je wilt wel dat de juiste dingen gedaan worden.
Maar stel dat je niets doet.
Je geeft de volle 120% vertrouwen aan de bedrijfsarts en het proces.
Mijn ervaring is dat de bedrijfsarts goed kijkt naar de werknemer en tijd geeft als de werknemer echt nog niet aan de volgende fase toe is. Alleen tijd geven is vaak niet de oplossing. Gericht vragen stellen aan de bedrijfsarts over de begeleiding, kan dan ook geen kwaad. Het kan zéker ondersteunend werken.
En wat als het herstel stagneert?
Volgens het model is er sprake van stagnatie als iemand meer tijd nodig heeft dan in het taken-fasen model is aangegeven.
Langer dan drie weken rust nodig? Dat is stagnatie.
In de 10e week nog geen contact met het werk? Stagnatie.
Na 15 weken nog volledig in de ziektewet? Ook stagnatie.
Het probleem is alleen: zo zwart-wit is het meestal niet. En daardoor is het vaak ondoorzichtig in welke fase de werknemer nu zit, vanuit HRM gezien.
Als je hierover geen gerichte vragen stelt, kan het onnodig lang duren voordat een bedrijfsarts opnieuw diagnosticeert.
Stel dat de diagnose niet juist blijkt. Dat het wel erg lijkt op een burn-out, maar het toch iets anders blijkt te zijn. Dan is een andere aanpak nodig. De bedrijfsarts wordt geacht hier kritisch naar te kijken bij stagnatie.
Stel dat de diagnose gelijkt blijft, dus er spelen geen andere oorzaken, dan is het tijd voor een interventie om te voorkomen dat de stagnatie voortduurt. De werknemer komt er kennelijk niet alleen uit.
Van de bedrijfsarts wordt verwacht dat deze om iedere drie weken evalueert op de uitkomst van het ingezette proces. Eigenlijk is het niet eens zo raar dat je als HRM dus ook elke drie weken even je oor te luister legt.
De praktijk
In de praktijk wordt er door de bedrijfsarts vaak pas veel later ingegrepen. Ze geven de werknemer veel tijd om tot rust te komen. Dat is ook cruciaal voor het herstel, maar de manier waarop we werknemers hierbij ondersteunen is onvoldoende. Daardoor duurt het herstel in de praktijk zoveel langer.
Het gaat er niet om de bedrijfsarts vast te prikken op de precieze duur van de fasen. Ze geven een indicatie. Gebruik de indicatie van fasen vooral om het proces en de voortgang hierin te kunnen bespreken. Nu heeft HR vaak geen idee!
Pas als het verzuim echt lang gaat duren, kijken bedrijfsartsen verder naar andere interventies. Je mag echt verwachten dat dat eerder gebeurt. En nu je dat weet, kan je constructief in gesprek. Door de juiste vragen te stellen kan je zicht krijgen op het proces én sturen zónder de privacy van de medewerker te schenden.
Wil je een handig schema dat je bij de hand kan houden in je gesprekken met de bedrijfsarts? Schrijf je in voor de nieuwsbrief en download direct het handige vragenschema.
